Współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym zamiast wewnętrznego rozbudowanego działu księgowości to już standard w wielu firmach, szczególnie tych mniejszych – jednoosobowej działalności gospodarczej czy w przypadku podstawowych spółek. Pomoc biura rachunkowego na początkowym etapie działalności pozwala początkującym przedsiębiorcom oszczędzić pieniądze na pensję dla pracownika etatowego i wyposażenie jego stanowiska pracy. Ale to nie jedyna korzyść, jaką niesie ze sobą korzystanie z outsourcingu księgowości dla firm.
W jaki sposób biuro rachunkowe reprezentuje przedsiębiorcę?
Zalety współpracy przedsiębiorcy z biurem rachunkowych widoczne są w wielu obszarach działalności. Jedną z nich jest możliwość reprezentowania właściciela firmy w sprawach urzędowych. Przed erą powstawania biur rachunkowych przedsiębiorca musiał albo sam stawić się na wezwanie urzędów albo ustanowić pełnomocnictwo prawne dla swojego adwokata, radcy prawnego czy doradcy podatkowego. Rozszerzenie uprawnień biur rachunkowych pozwala na ustanowienie pełnomocnictwa do reprezentowania przedsiębiorcy przez współpracujące biuro. Ale uwaga – nie biuro jako kolejną firmę, którą przecież de facto jest, ale wyznaczonego przez biuro pracownika, osobę posiadającą pełną zdolność do wykonywania czynności prawnych. Przedsiębiorca może również ustanowić kilku pełnomocników do prowadzenia jego spraw.
Rodzaje pełnomocnictw w sprawach podatkowych
Od roku 2016 funkcjonują 4 rodzaje pełnomocnictw do reprezentowania przedsiębiorcy w instytucjach i w sprawach podatkowych, jest to:
- pełnomocnictwo ogólne,
- pełnomocnictwo szczególne,
- pełnomocnictwo d/s doręczeń,
- pełnomocnictwo d/s podpisywania deklaracji.
Kiedy biuro rachunkowe może reprezentować przedsiębiorcę?
Od tego samego roku, czyli od 2016 ustanowiony przez przedsiębiorcę pełnomocnik wywodzący się z biura rachunkowego może reprezentować go i działać w jego imieniu we wszystkich instytucjach podatkowych i we wszystkich sprawach związanych z podatkami, ale też i w innych sprawach przynależnych do obszaru działalności organów podatkowych oraz organów zajmujących się kontrolą skarbową.
Wskazany przez biuro rachunkowe pełnomocnik reprezentuje przedsiębiorcę we wszelkich czynnościach kontrolnych. To na jego adres wpływa zawiadomienie o wszczęciu kontroli podatkowej u przedsiębiorcy i on ściśle współpracuje z kontrolującym organem. Pełnomocnik ma prawo do występowania również w kwestiach wydania interpretacji podatkowej, związanej lub nie z prowadzoną kontrolą.
Przedsiębiorca może ustalić z biurem rachunkowym pełnomocnictwo szczególne określające ograniczony zakres spraw lub wskazującą jedną z nich do reprezentacji, np. zwrotu nadwyżki podatku naliczonego VAT, który zwykle pociąga za sobą cząstkową lub rozszerzoną kontrolę.
Przedsiębiorca może również wykorzystać biuro rachunkowe do ustanowienia pełnomocnika do doręczeń, które w kilku przypadkach jest obowiązkowe, np. wtedy, gdy:
- przedsiębiorca zmienia swój oficjalny adres zamieszkania lub pobytu na adres w państwach leżących poza obszarem Unii Europejskiej,
- przedsiębiorca nie posiada miejsca stałego zamieszkania lub pobytu w RP lub w którymś z krajów należących do Unii Europejskiej, ale składa wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono mu już wcześniej postanowienie o wszczęciu postępowania w sprawach podatkowych.
Jednak przepis ten nie ma zastosowania, jeżeli korespondencję urzędową można przeprowadzić przy pomocy poczty elektronicznej.
